Business Starter este o rubrică susținută de Exim Banca Românească, publicată de Daily Biz pentru cei aflați la început de drum în antreprenoriat.
Ai ales forma de organizare, ai stabilit activitățile firmei și ai pregătit sediul social. Urmează etapa în care toate aceste decizii trebuie să se regăsească într-un dosar de înființare.
În episodul anterior am explicat documentele pentru sediul social și rolul actului constitutiv. Acum vedem cum se leagă acestea de cererea de înmatriculare, declarații și celelalte documente necesare la Registrul Comerțului.
Pașii de mai jos urmăresc cazul obișnuit al unui SRL cu asociați persoane fizice și capital social în numerar.
1. Stabilește datele firmei înainte să completezi formularele
Pregătește o fișă cu informațiile pe care le vei folosi în întregul dosar: denumirea rezervată, adresa completă a sediului, datele asociaților, administratorul, activitatea principală și activitățile secundare.
Folosește aceeași fișă pentru toate documentele. Dacă modifici o informație pe parcurs, verifică fiecare formular în care apare.
Pentru o firmă nouă, obiectul de activitate se stabilește potrivit CAEN Rev. 3. Verifică atât codul, cât și descrierea activității; un model mai vechi de act constitutiv poate conține încadrări care trebuie actualizate.
Tot acum verifică suma înscrisă drept capital social. Pentru SRL-urile nou-înființate, minimul legal este de 500 de lei. Acesta reprezintă aportul asociaților la societate și trebuie separat, în bugetul de pornire, de cheltuielile pentru înființare.
2. Adună documentele de bază
Lista ONRC pentru înmatricularea unui SRL include următoarele:
| Document | Rolul său în dosar |
|---|---|
| Cererea de înregistrare | Solicită înmatricularea societății. |
| Anexa fiscală | Conține datele pentru înregistrarea fiscală. |
| Declarația de funcționare | Identifică activitățile și locurile desfășurării lor. |
| Dovada rezervării denumirii | Confirmă numele rezervat pentru firmă. |
| Actul constitutiv | Stabilește organizarea și regulile societății. |
| Dovada folosinței sediului | Justifică utilizarea spațiului declarat. |
| Copiile actelor de identitate | Pentru asociați și administratori, certificate pentru conformitate. |
| Informațiile despre beneficiarii reali | Furnizate în forma legală aplicabilă, explicată mai jos. |
| Dovada plății publicării | Pentru tariful aferent Monitorului Oficial. |
În funcție de situație, se adaugă împuternicirea reprezentantului, documentele pentru sedii secundare, avizul asociației de proprietari sau autorizații cerute înaintea înmatriculării.
Informațiile din cazierul fiscal sunt obținute de ORCT direct de la ANAF, pentru persoanele vizate de această obligație.
Ca metodă de organizare, păstrează documentele într-un singur dosar și denumește clar fișierele: „Act constitutiv”, „Contract sediu”, „Declarație funcționare”. Separă versiunile de lucru de cele semnate.
3. Completează cererea pentru înmatriculare
Formularul folosit pentru persoanele juridice este Anexa nr. 2a. Pentru înființarea unui SRL, selectezi operațiunea „înmatriculare” și completezi rubricile corespunzătoare.
Verifică în special:
- Datele persoanei care formulează cererea și calitatea în care acționează.
- Denumirea societății și adresa sediului social.
- Persoana de contact și adresa de e-mail pentru comunicări.
- Modalitatea prin care dorești să primești documentele.
- Opisul, adică lista documentelor depuse și numărul lor de file.
Formularul acoperă și alte operațiuni, precum modificări sau radieri. Completează rubricile aplicabile înființării firmei și urmărește notele explicative ale cererii.
4. Verifică cine trebuie să semneze
Semnăturile se verifică separat pentru fiecare document:
| Document | Cine semnează |
|---|---|
| Cererea de înmatriculare | Reprezentantul legal, oricare asociat sau un reprezentant împuternicit în forma prevăzută de lege. |
| Actul constitutiv | Toți fondatorii sau reprezentanții lor convenționali, în condițiile legii. |
| Declarația de funcționare | Pentru un SRL, asociatul sau administratorul care își asumă declarația. |
| Declarația separată privind beneficiarii reali | Reprezentantul legal al societății. |
Pentru cererea de înmatriculare, reprezentarea poate fi făcută inclusiv prin avocat, cu împuternicire avocațială, sau prin împuternicit cu procură autentică. La transmiterea electronică se aplică cerințele privind semnătura electronică calificată.
Dacă pregătești dosarul împreună cu un consultant, stabilește de la început cine redactează documentele, cine le semnează și cine le depune. Astfel poți pregăti din timp și actele necesare reprezentării.
5. Completează anexa fiscală împreună cu contabilul
Anexa fiscală se depune odată cu dosarul de înființare și cuprinde informații despre obligațiile fiscale aplicabile societății.
Formularul include rubrici pentru impozitul pe profit, impozitul pe veniturile microîntreprinderilor și obligațiile aferente salariilor. Completarea lor trebuie să respecte condițiile legale aplicabile firmei.
Discută aceste informații cu contabilul înainte de semnare: ce activitate vei desfășura, dacă vei avea angajați și cum estimezi că va funcționa afacerea în primele luni. Aceste detalii îl ajută să verifice încadrarea și rubricile care trebuie completate.
6. Declară corect unde vei desfășura activitatea
Declarația de funcționare, disponibilă ca Anexa nr. 4, cuprinde rubrici distincte pentru:
- Activitățile desfășurate la sediul social.
- Activitățile desfășurate la terți.
- Activitățile desfășurate la sedii secundare, precum punctele de lucru.
Prin semnare, îți asumi îndeplinirea condițiilor legale pentru activitățile declarate, inclusiv în domeniile sanitar, sanitar-veterinar, protecția mediului și protecția muncii, după caz.
Potrivit explicațiilor formularului, activitatea la terți este cea desfășurată în afara sediului social sau a sediilor secundare. Completează declarația pornind de la modul concret în care vei lucra. De exemplu, dacă prestezi servicii la sediul clienților, verifică încadrarea lor în această rubrică.
7. Verifică informațiile despre beneficiarii reali
Declararea beneficiarilor reali presupune furnizarea datelor de identificare și a modului în care aceștia exercită controlul asupra societății.
Dacă depui o declarație separată, aceasta este asumată de reprezentantul legal și trebuie completată cu informațiile cerute de lege.
La înmatriculare, obligația poate fi îndeplinită și prin includerea în actul constitutiv a datelor beneficiarilor reali și a modalității de exercitare a controlului. Dacă aceste informații sunt incluse corespunzător în act, ONRC precizează că declarația separată nu mai este necesară.
Verifică această parte înainte să finalizezi dosarul, pentru a ști ce document folosești pentru îndeplinirea obligației.
8. Fă o verificare finală a întregului dosar
O verificare utilă înseamnă să citești documentele împreună, urmărind aceeași informație de la unul la altul:
- Denumirea firmei coincide cu cea rezervată.
- Adresa sediului este completă și consecventă.
- Datele asociaților și administratorilor corespund actelor de identitate.
- Capitalul social, aporturile și părțile sociale sunt corelate.
- Codurile CAEN sunt cele alese pentru activitățile firmei.
- Declarația de funcționare reflectă locurile în care vei lucra.
- Documentele au semnăturile necesare, iar copiile sunt lizibile.
- Opisul corespunde documentelor efectiv incluse.
De exemplu, dacă ai schimbat administratorul în ultima versiune a actului constitutiv, verifică și cererea, declarațiile și documentele de reprezentare. Lucrul cu o singură versiune finală a fiecărui document reduce riscul acestor neconcordanțe.
9. Pregătește depunerea și plata publicării
Regula generală este depunerea cererii în 15 zile de la încheierea actului constitutiv, dacă legea nu prevede altfel. Dosarul poate fi transmis la ghișeu, prin poștă sau curier ori prin mijloace electronice, cu respectarea cerințelor fiecărei variante.
Pentru publicarea în Monitorul Oficial, Partea a IV-a, tariful afișat de ONRC este de 152 de lei pentru o pagină de manuscris, TVA inclus. Acesta este un tarif de publicare; bugetul total poate include și serviciile de redactare, reprezentare sau alte cheltuieli pe care le presupune situația ta.
Păstrează o copie completă a dosarului depus și dovada înregistrării cererii. Acestea îți vor fi utile pentru urmărirea solicitării și pentru eventualele clarificări.
În episodul următor: online sau la ghișeu? Explicăm cum depui dosarul, ce presupune semnătura electronică, cum urmărești cererea și cât durează procedura.
Informații verificate la 22 octombrie 2026.
Business Starter este o rubrică susținută de Exim Banca Românească.
