Companiile care folosesc agenți AI pentru întregul proces de achiziție, nu doar ca asistenți pentru angajați, pot reduce costurile și accelera semnificativ selecția și negocierea cu furnizorii, potrivit Boston Consulting Group.
Inteligența artificială începe să schimbe fundamental modul în care marile companii își gestionează achizițiile, iar diferența dintre proiectele cu impact limitat și cele care produc rezultate financiare importante nu mai ține în primul rând de performanța algoritmilor. Potrivit unei analize publicate de Boston Consulting Group (BCG), avantajul apare atunci când firmele reconstruiesc procesele de achiziții în jurul agenților AI capabili să execute autonom o parte dintre decizii și operațiuni.
BCG estimează că un asemenea model poate elibera aproximativ 60% din capacitatea de lucru a personalului din achiziții, resursele umane putând fi mutate către negocierea contractelor importante, dezvoltarea relațiilor cu furnizorii, managementul riscului și definirea strategiilor de aprovizionare. Cifra reprezintă o estimare bazată pe modelarea BCG, nu o reducere garantată a necesarului de personal pentru orice companie.
Impactul financiar potențial este la fel de relevant. BCG indică pentru proiectele analizate un efect asupra valorii de 8%-15%, în timp ce durata proceselor de cerere de ofertă, negociere și contractare poate scădea cu aproximativ 30%-60%. Performanța livrărilor și fiabilitatea furnizorilor, măsurate inclusiv prin indicatorul OTIF — livrare la timp și integrală — se pot îmbunătăți cu 5 până la 15 puncte procentuale.
Schimbarea este mai amplă decât introducerea unui nou chatbot în departamentul de achiziții. În modelul descris de BCG, un agent AI poate urmări permanent evoluția cererii, prețurile furnizorilor, stocurile, cursurile valutare și perturbările logistice. Pe baza acestor informații, sistemul poate iniția proceduri de sourcing, contacta furnizori sau declanșa renegocieri contractuale, intervenția unui angajat fiind rezervată excepțiilor și deciziilor cu miză strategică.
Un alt domeniu este controlul plăților către furnizori. BCG prezintă, de exemplu, un agent care poate compara facturile, comenzile de achiziție și contractele pentru a identifica suprataxe, discounturi neaplicate sau alte sume recuperabile. Pentru cheltuielile asupra cărora un asemenea control poate fi aplicat, compania de consultanță estimează oportunități de recuperare de aproximativ 0,5%-1%.
Pentru companii, însă, investiția în software este doar o parte a proiectului. BCG estimează că aproximativ 70% din succesul unei transformări bazate pe AI depinde de oameni, organizare și reproiectarea proceselor, tehnologia și algoritmii reprezentând restul. Această structură explică de ce proiectele în care AI este adăugat peste fluxuri vechi, fără schimbarea modului de lucru, tind să ofere în principal câștiguri punctuale de productivitate.
Transformarea presupune și schimbarea rolului departamentului de achiziții. Cumpărătorii operaționali ar urma să petreacă mai puțin timp cu comenzi, verificări, analiza ofertelor și sarcini administrative, în timp ce organizațiile vor avea nevoie de competențe noi în construirea și monitorizarea agenților AI, calitatea datelor, conformitate și guvernanță. Oamenii rămân concentrați asupra negocierilor importante, relațiilor directe cu furnizorii și situațiilor în care algoritmul nu poate evalua singur compromisurile comerciale.
BCG recomandă și evitarea unei înlocuiri bruște a întregii infrastructuri IT. În locul construirii de la zero a unui nou sistem de procurement, abordarea propusă este una modulară: companiile păstrează temporar platformele existente și înlocuiesc succesiv componentele care pot produce cea mai mare valoare. Avantajele sunt o implementare mai rapidă și o rezistență organizațională mai redusă, cu prețul unei complexități mai mari în integrarea sistemelor.
Pentru companiile din România, implicația este relevantă în special în industriile cu volume mari de achiziții, multe SKU-uri sau lanțuri internaționale de aprovizionare — de la producție și retail până la distribuție și logistică. În asemenea organizații, chiar și diferențe relativ mici de preț, condiții de plată, curs valutar sau cost logistic pot avea efect material atunci când sunt aplicate asupra unui volum mare de achiziții. Un sistem capabil să reevalueze continuu aceste variabile poate transforma procurementul dintr-o funcție predominant administrativă într-un instrument direct de protejare a marjei.
Există însă și o diferență importantă între automatizarea unei activități și delegarea unei decizii comerciale. Cu cât agenții AI primesc autonomie mai mare asupra selecției furnizorilor, contractelor sau comenzilor, cu atât companiile trebuie să definească mai riguros limitele de aprobare, trasabilitatea deciziilor, securitatea datelor și situațiile în care intervenția umană devine obligatorie. Tocmai de aceea BCG susține că trecerea la procurement bazat pe agenți AI nu poate rămâne exclusiv responsabilitatea directorului de achiziții, ci trebuie coordonată la nivelul conducerii executive.
Miza următorilor ani va fi, astfel, mai puțin adoptarea AI ca instrument individual și mai mult construirea unui model hibrid în care oamenii stabilesc strategia și limitele, iar sistemele autonome execută și optimizează permanent operațiunile repetitive. Companiile care ajung primele la acest nivel pot obține nu doar costuri mai mici, ci și viteze mai mari de reacție atunci când prețurile, furnizorii sau condițiile logistice se schimbă.
Sursa: Boston Consulting Group (BCG)
